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シングルタスクを極め、仕事を早く終わらせる方法

こんにちは、小川です。

僕は会社員時代、2年で月収13万アップさせることができました。

フリーになってからはそこからプラス70万円ほどです。

 

で、この成果を出すことができた理由の1つが、

シングルタスクを極めたことです。

 

そこで今回は、シングルタスクを極める方法についてお話ししていきたいと思います。

 

🔽シングルタスクの逆、マルチタスクの弊害については下記の記事で解説しています。

>>参考:マルチタスクが仕事ができない人間を生む【脳科学で証明済み】

シングルタスクを極めると、全てがうまくいく

シングルタスク極めると、

高い集中力を発揮することができるようになる

記憶力、理解力、情報処理能力、思考の柔軟性が鍛え上げられる

・結果として、勉強での吸収力が上がる

・また、仕事も早く終わるようになる

こういった効果が得られます。

 

つまり、能力が上がります。

逆にマルチタスクをしている方が、ミスが1.5倍増えて生産性も40%落ちるっていう研究も出てますね。

 

で、究極的には幸せになります。

 

幸せになるだと抽象的すぎるので説明を加えると、高い集中力を発揮してる人って、周りに気にせず作業に没頭できるんですね。

一つの物事に没頭できる。

 

で、人は何かに没頭している時に幸せを感じるようにできています。

あっという間に時間が過ぎ去る感覚ですね。

 

なので、没頭している時間が長ければ長いほど、人は自分の人生が充実してるって感じる

ようになるんですよ。

 

逆に言うと、没頭できてない人は、周りに影響され易くなります。

また、ちょっとしたことで集中力が切れてストレスを感じやすいんですよね。

 

没頭できていないので、自分の人生に充実度を感じられず、幸せを感じることもできません。

ですのでぜひ、シングルタスクを極めて欲しいなーと思います。

シングルタスクを極める方法【4つのポイント】

シングルタスクを極める方法って非常にシンプルで、

仕事を1つずつ終わらせる。

「今、ここ」に集中する。

ただそれだけなんですよ。

 

「今、ここ」というのがどういうことかというと、

今自分が作業していることと、今の自分の思考を合わせるってことです。

 

マルチタスクをしていると、作業しながら別のことを考えちゃってることがあります。

心ここに在らず、の状態ですね。

 

その逆なので、今自分が作業していることに、思考もフルコミットしてる状態が「今、ここ」です。

 

じゃあ具体的に、僕が仕事を1つずつ終わらし、「今、ここ」に集中するために実践したことを紹介していきますね。

①ポモドーロテクニックを実践する

②タスクを始めるまでの時間を短くする(意識を持つ)

③優先順位づけをするスキルを磨く

④1日の終わりに、「何を終わらせたか」を確認する

1つずつ解説していきます。

①ポモドーロテクニックを実践する

ポモドーロテクニックでは、「25分集中して5分休憩する」を繰り返します。

この間隔がもっとも集中力が続きやすい状態なんですね。

 

逆に25分以上、もっとできるなぁと思って作業をしちゃうと、結果的に長時間の集中ができなくなってしまいます。

エネルギー使っちゃうんで。

 

なので、25分集中して5分休憩するを繰り返した方が、長時間集中力を保つことができます。

で、僕がポモドーロテクニックをどう実践しようかなーと思った時に使ったのが、

スマートウォッチです。

 

スマホと連動することで、いろんな機能を使えるものなんですけど、その中の1つにタイマー機能があるんですよ。

事前にタイマーの時間を25分に設定しておけば、スマートウォッチをポチッと押すだけで、タイマーが起動するようになってます。

 

だから仕事を始めるときは、スマートウォッチをポチッと押して、25分経つと振動するので、一旦作業を止める。

それまではとにかく集中する。

 

振動で教えてくれるので、いちいち時計をチラチラ確認する必要もありません。

完全に作業に没頭できます。

 

時間を気にすることを排除する点において、スマートウォッチは非常に優秀でしたね。

 

で、休憩の5分間は何をしてるかというと、瞑想をしてます。

ついスマホをいじってSNSを確認したくなっちゃうんですけど、ここは我慢。

 

そういった遊びの時間は、ちゃんとした昼休憩などで取れば良いですしね。

あくまで仕事時間の中で、あえて5分休憩しているわけです。

 

遊びの時間ではないので、スマホいじりは我慢するようにしてます。

そうしないと、無駄にエネルギーを使うんですね。

 

人って、集中してない状態から集中状態に入るまでにすごいエネルギーを消費します。

だから、タスクの切り替えの多いマルチタスクはマイナスなんですね。

 

だから遊びの時間は設けずに、5分間は瞑想をする。

瞑想には、集中力を高める効果もありますので。

 

瞑想は結構難しいので、慣れが必要です。

僕は、自分の呼吸に意識を向けるようにしてましたね。

吸って、吐いて、吸って、吐いて…ということだけ考えてました。

 

瞑想ができるようになると、単純に集中力が高まりますし、脳も休まります。

良いことづくめなので、ぜひ実践して欲しいですね。

②タスクを始めるまでの時間を短くする(意識を持つ)

タスクに取り掛かるまでが1番エネルギーを消費し、集中力が阻害されます。

長ければ長いほどマイナスになりますね。

 

なので、さっさと仕事に取り掛かりましょう。

実際、仕事ができる社員って、仕事に取り掛かるまでのスピードが早いです。

 

逆にできない社員って、エンジンがかかるまでが長い。

さらにマルチタスクをしているので、仕事が終わるのも遅い。

 

この状態だとやっぱり能力発揮できません。

なので常に、始めるまでの時間を短くする意識を持ちましょう。

③優先順位づけをするスキルを磨く

やっぱり仕事って、複数抱えてしまうことが多いですよね。

やる仕事が一つだけしかないって状態はなかなかないと思うんですよ。

 

だからこそ、優先順位付けをする必要があります。

「最重要なもの」と「そうでないもの」に分けて、「そうでないもの」は一旦脳から弾く。

 

タスクメモに書くのがオススメですね。

何かに書き残さずに脳内だけに残していると、どうしても気になってしまいます。

でないと、忘れてしまうから。

 

だから、一旦忘れないように書き残して、脳内からは弾く。

一番最重要なものだけピックアップして、「今、ここ」に集中する。

 

そしてシングルタスクで仕事を片付け、その仕事が終わったら、タスクメモから次に最重要なものをピックアップする。

で、シングルタスクで片付ける。

 

これの繰り返しですね。

常に最重要なものにしか集中しない。

 

それ以外のものは全て脳内から削除する。

こういう意識を持ちましょうというお話です。

 

ただ、この優先順位づけがある意味一番難しいんですよね。

ですので、ここまで聞いて皆さんが思うことを次に書いてみました。

皆さん
皆さん
全体の計画を立てないと、その日に終わらせないとまずいものが終わらなかったりするんじゃないか?

🔽質問への回答

優先順位をつけずに、「今、ここ」に集中できないと、生産性が40%落ちてミスが1.5倍に増えます。

マルチタスク状態よりもシングルタスクの方が早く終わるのだから、心配して集中力を削ぐよりもマシです。

 

シングルタスクで生産性を高めるということは、ベストを尽くしているということ。

逆に全体感を気にして集中力ができてないということは、ベストを尽くせていないということ。

 

だから、もしもシングルタスクで終わらなかったとしたら、それはマルチタスクだろうが終わらなかったということです。

 

例外として、マルチタスクした方が先に終わることがあります。

それは、マルチタスクでこなせるレベルまで自分の仕事のクオリティを下げている時

 

「とりあえず終わらせるのが最優先だから、ここまでで良いや」とクオリティを下げているだけ。

マルチタスクができるレベルのことしかやらなくなることのデメリットはお伝え済み。

単純に能力が下がり、将来の自分が困ることになります。

 

本来は、もしもシングルタスクをしたことによって終わらないのだとしたら、今よりも能力・スキルを伸ばしていくしかありません。

だからこそ、成長する。

 

逆に、今とにかく終わらせることを優先して、クオリティを下げていると、自分の能力はどんどん落ちていきます。

気づけば、マルチタスクで終わらせられるレベルの仕事しかできなくなっているという…。

 

そうなってしまうのか、今は終わらないことで大変なこともあるけれど、自分の能力を高めて終わらせられるように成長することを優先するかは、あなた次第です。

 

④1日の終わりに「何を終わらせたか」を確認する

最後のポイントはとても簡単です。

1日の終わりに「何を終わらせたか」を確認するだけ。

 

マルチタスクをしている人の特徴として、今日何をやりましたか?と聞くと嬉々として答えられるのに、「何を終わらせましたか?」と聞いた途端黙り込んでしまうことがあります。

 

要は、マルチタスクで複数の仕事を同時進行してるから、何1つ終わってないという…。

これが一番最悪の状況ですよね。

 

ですので必ず、「何をやったか」よりも「何を終わらせたか」に着目するようにする癖をつけるようにしてください。

シングルタスクを極めるために、仕事を1つずつ終わらせることを阻害する要因を潰す

ここまで、シングルタスクを極めるための4つのポイントをお伝えしてきました。

次に、逆にシングルタスクを阻害してくる要素を潰します。

ここまでできてくれば、だいぶシングルタスクをマスターできるはずです。

割り込みの仕事が入ってくる場合

結構あると思うんですよね、割り込みの仕事が入ってくることって。

「ちょっとこれお願いしても良いっすかねー」みたいな感じでくることありますよね。

 

割り込みをされてしまうと完全にシングルタスクじゃなくなるので、その対処法ですね。

で、これは1-10-1テクニックを使います。

 

1-10-1テクニックとは、

1分で片付く仕事はとっとと、10分で片付く仕事はなるべく早く、1時間かかるものなら明日以降の予定に回す、という仕事の片付け方です。

 

人って何かを「決断する時」にエネルギーを消費するんですけど、その消費を抑えます。

 

1分とか数分で片付く仕事は、もうすぐにその場で終わらせてしまう。

割り込みの仕事がある以上、完全なシングルタスクはできないので、受け入れちゃった方が良いです。

迷わずパパッと終わらせて、頭から消し去ってしまいましょう。

 

10分はかかるなぁという仕事は、一旦タスクメモに入れる。

で、どこかでまとめて時間をとって片付けます。

 

僕は、昼休憩前の30分で、午前中に来た割り込みの仕事を処理してました。

その後にきた割り込みの仕事は、午後の集中力切れてきたなーというタイミングで30分間とる。

みたいな感じでやってましたね。

 

一旦タスクメモに入れることで、自分が本来やりたい作業に集中できるようにするのがポイントです。

 

最後に、1時間以上かかる場合は、明日以降に回す。

元々の1日の計画が狂ってしまうのでね。

できるだけ、断る努力をした方が良いです。

 

そもそも1時間以上かかるタスクを急に持ってくる時点で、「お前がやれよ!」ってなりますし、

「いや、自分は今この最優先タスクに集中してるので。他にも複数の仕事を抱えてて、最短でやろうと頑張っているんですけど、それに割り込ませる価値のあるタスクですか?」

って言います。

 

で、本当に最優先でその日に終わらせないとヤバイ!というやつは、臨機応変に受け入れますが、よほどのことじゃない限り受け入れない方が良いですね。

 

「いや、そんなことできないよ!人間関係崩れるよ!」

と思うかもしれませんが、そこは我慢です。

 

僕も初めは勇気がいりましたが、正論を言ってるわけなので、そんなに反発を生むことはありませんでした。

続けてれば、向こうもそういうものなんだと慣れてくるものです。

 

本当に時間のかかる重要なタスクは、もっと事前に洗い出しておいておくべきですしね。

だから、むしろチーム全体のレベルがアップします。

 

これは、会議でよく話題が逸れるチームにも使えますね。

本題と関係ない意見出てきたら、「それ関係ないので一旦メモしておきます。必要であれば後で議論しましょう」と言ってバサッと切る。

これができると、無駄に会議が長引く問題も解決します。

 

ですので迷いなく1-10-1テクニックで仕事を終わらせ、シングルタスクを実践していきましょう。

メールの返信などの回数を減らす

最後に必要なのが、メールの返信回数を減らすこと。

仕事ができる人のメールやSNSチェックは1日3回、という研究結果も出てます。

 

質問や確認事項はできるだけ1回のメールにまとめたり、ポンポン会話するようなメールはなくす工夫が必要です。

午前に1回、午後に1回チェックするくらいで十分だと思いますよ。

 

これもさっきと同じで、周りを教育した方が良いです。

気軽にメールを送って人の時間を奪わないようにしようね、と。

 

取引先も続けていれば、「ああ、この人はまとめて返すタイプか」と分かってくれます。

だから、相手に合わせるのではなく、こっちに合わせさせるのがポイントです。

 

シングルタスクを極め、仕事を早く終わらせる方法 まとめ

ここまで、シングルタスクを極める方法について解説しました。

まとめると、以下の通り。

仕事を1つずつ終わらせる。

「今、ここ」に集中する。

 

そのために、

・ポモドーロテクニックを実践する

・タスクを始めるまでの時間を短くする(意識を持つ)

・優先順位づけをするスキルを磨く

・1日の終わりに、「何を終わらせたか」を確認する

 

そして、阻害する要因を潰すために、

・割り込みの仕事を1-10-1テクニックで片付ける

・メールの返信の回数を減らす

 

で、この話をすると必ず、「そんなこと言われても今の自分じゃ実践できない!」と言う人がいます。

解決法は簡単で、成長すれば良いだけです。

 

割り込みのタスクが来ても、1-10-1テクニックで適切に捌けるようにトレーニングを積んで、仕事を1つずつ終わらせることを阻害する要因を潰せるように成長すれば良いだけ。

 

人って、今の自分で、今の能力で、出来る範囲のことしかやろうとしない性質があるんですよね。

当たり前の性質だから仕方ない。

 

だから、そういった性質を知った上で、意識的に自分を変えていく努力が必要になります。

 

「これを知ってるだけでシングルタスクが可能に!」

「意識するだけで勝手にシングルタスクができるように!」

なんて甘いことは、シングルタスクに限らずあるわけもなく…

何かを変える場合は、トレーニングを積んで成長することが必須です。

 

ですので、割り込みの仕事の依頼を断りずらかったり、いきなりメールの回数を減らすのが難しくても問題ありません。

シングルタスクを極められるよう、少しずつでも良いので成長していきましょう。

それでは!

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